Die von Post.Immobilien angewandten Systemabläufe sind auf komplexe Organisationsstrukturen zugeschnitten – sie reichen von der konzerninternen Verrechnung von Immobilienkosten über die Verrechnung von Raumkosten bei Mehrfachnutzungen bis hin zur Datenaufbereitung zu Bauvorhaben gemäß den Vorgaben des Konzernrechnungwesens. Ein im System abgesichertes Bestell- und Auftragswesen ist Teil des IKS (internen Kontrollsystems).


Bereits bei der ersten Objektbegehung erheben die Experten von Post.Immobilien im Detail den baulichen und technischen Zustand der Gebäude.
In der Folge wird der Energieverbrauch gemeinsam mit den Gebäudedaten in dem eigens entwickelten CASO-System (computer aided survey and optimization-system) erfasst. Darauf aufsetzend erfolgt die Analyse und Bewertung von energieverbrauchssenkenden Maßnahmen, die Instandhaltungsplanung und die Ausschreibung von Wartungsleistungen, Reinigung und Energie.